Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Dans cette politique, « BlackGrove », « nous » et « notre » désignent 9373-4630 Québec inc., exerçant ses activités sous le nom BlackGrove, dont le bureau est situé au 626 Victoria, Saint-Lambert, Québec J4P 2J6.

Nous exerçons des activités de gestion immobilière au Québec. Lorsque nous agissons pour le compte du propriétaire d’un immeuble, son identité vous est précisée dans les documents relatifs à votre candidature ou à votre bail.

Cette politique couvre les renseignements que nous traitons dans le cadre de nos activités de location et de gestion immobilière, y compris au moyen de fournisseurs technologiques. Des avis complémentaires peuvent s’appliquer à un service particulier. Les éventuels dossiers de soins ou de services de santé font l’objet d’une information distincte.

2. Les renseignements que nous recueillons

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires à la démarche ou au service concerné.

Demandes d’information et visites. Nous pouvons recueillir votre nom, vos coordonnées, la propriété recherchée, vos disponibilités pour une visite et le contenu de vos échanges avec nous.

Candidatures et vérifications. Nous pouvons recueillir les renseignements nécessaires pour établir votre identité, examiner votre candidature et vérifier vos références locatives ou vos habitudes de paiement. Lorsque les conditions légales sont réunies et les consentements requis obtenus, nous pouvons recevoir des renseignements provenant de références, de bureaux de crédit ou de fournisseurs de vérification.

La nature et la portée des vérifications vous sont précisées au moment pertinent. Le numéro d’assurance sociale n’est pas nécessaire à une enquête de crédit locative; veuillez ne pas le fournir à cette fin.

Bail et gestion locative. Nous traitons les renseignements figurant dans votre bail et les documents connexes, les preuves de signature, les communications, les demandes d’entretien et les autres renseignements nécessaires à la gestion de votre location.

Paiements. Nous traitons les montants, dates, statuts et références des paiements ainsi que les renseignements nécessaires au suivi de votre compte. Selon le mode choisi, des renseignements bancaires ou de carte sont transmis au prestataire de paiement par l’interface prévue à cette fin. Les renseignements accessibles à BlackGrove dépendent du service et de sa configuration.

Utilisation des services numériques. Des données techniques peuvent être recueillies, notamment l’adresse IP, le type de navigateur et d’appareil, les dates de connexion et les événements nécessaires à la sécurité et au fonctionnement des services.

Évitez de transmettre des documents d’identité, des renseignements bancaires ou des renseignements médicaux dans le formulaire général de contact. Utilisez le canal sécurisé indiqué pour la démarche concernée.

3. Comment nous recueillons ces renseignements

Nous recueillons principalement les renseignements directement auprès de vous : formulaires, courriels, appels, visites, documents et portail locataire.

Nous utilisons notamment :

• Rentack, pour publier des annonces et recevoir des demandes de personnes intéressées;
• Kompas PM, pour traiter les candidatures, faciliter les vérifications, gérer les baux et leur signature, les paiements et le portail locataire.

Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de tiers lorsque vous l’autorisez ou que la loi le permet. Le recours à un fournisseur ne nous dispense pas de nos obligations à l’égard des renseignements sous notre responsabilité.

4. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons les renseignements nécessaires pour :

• répondre à vos questions et organiser des visites;
• examiner une candidature et effectuer les vérifications applicables;
• préparer, conclure et administrer un bail;
• traiter les paiements et tenir les dossiers comptables;
• assurer le suivi des demandes d’entretien et des communications;
• sécuriser les services, prévenir la fraude et résoudre les problèmes techniques;
• respecter nos obligations légales et exercer ou défendre nos droits.

Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à une nouvelle fin, nous vous en informons et obtenons votre consentement lorsque la loi l’exige.

Une demande de visite ou une candidature ne constitue pas une inscription automatique à des communications promotionnelles. Lorsque de telles communications sont proposées, les choix requis vous sont présentés séparément.

5. Vos consentements et vos choix

Nous vous informons des fins de la collecte et demandons les consentements requis au moment approprié. Les consentements portant sur des renseignements sensibles sont exprès lorsque la loi l’exige.

Vous pouvez retirer un consentement en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous vous expliquons les conséquences du retrait sur la démarche concernée. Certains renseignements peuvent néanmoins devoir être conservés ou utilisés en vertu de la loi.

Le refus de fournir un renseignement facultatif n’empêche pas l’accès à un service. Lorsqu’un renseignement est nécessaire au traitement d’une demande ou à l’exécution d’un contrat, nous vous expliquons cette nécessité et les conséquences de son absence.

Le retrait d’un consentement ou la fermeture d’un compte numérique ne résilie pas, à lui seul, votre bail.

6. Évaluation des candidatures

Les vérifications doivent être pertinentes à l’évaluation de la candidature et limitées aux renseignements nécessaires.

Selon la démarche, l’évaluation peut comprendre la confirmation de votre identité, la vérification de références locatives et l’examen de vos habitudes de paiement, notamment au moyen d’une enquête de crédit avec votre consentement. Ces démarches peuvent être facilitées par Kompas PM. Les vérifications et les fournisseurs concernés vous sont précisés avant leur réalisation. Toute vérification supplémentaire doit être nécessaire, permise par la loi et accompagnée des consentements requis.

Si une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, nous vous en informons au plus tard lorsque nous vous communiquons cette décision. Vous pouvez alors demander les renseignements utilisés, les raisons et les principaux facteurs ayant mené à la décision, demander une rectification et présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision.

Renseignements sur les vérifications locatives — Commission d’accès à l’information

7. Avec qui nous partageons vos renseignements

L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions.

Selon la démarche, les renseignements nécessaires peuvent être communiqués :

• aux membres autorisés de notre équipe et, lorsque pertinent, au propriétaire de l’immeuble pour lequel nous agissons;
• à Rentack, à Kompas PM et aux prestataires participant aux services utilisés;
• aux fournisseurs de vérification, de signature électronique et de paiement;
• aux fournisseurs d’hébergement, de communications et de soutien informatique;
• aux prestataires d’entretien, pour les renseignements nécessaires à leur intervention;
• à nos conseillers professionnels ou aux autorités compétentes lorsque la loi le permet ou l’exige.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Lorsque des fournisseurs traitent des renseignements pour notre compte, nous encadrons leur mandat par les engagements applicables en matière de confidentialité, d’utilisation, de sécurité et de conservation.

Certains fournisseurs peuvent également traiter des renseignements pour leurs propres obligations ou services. Leurs politiques expliquent ces traitements; elles ne remplacent pas nos obligations.

8. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Des lois étrangères peuvent alors s’appliquer. Rentack indique que certains de ses prestataires peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Canada.

Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec ou d’y confier leur traitement pour notre compte, la loi exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et des protections contractuelles appropriées. Vous pouvez communiquer avec notre responsable pour obtenir des précisions sur les lieux de traitement applicables au service utilisé.

9. Témoins et technologies similaires

Le site utilise des technologies nécessaires à son fonctionnement, notamment pour mémoriser la langue ou sécuriser les espaces authentifiés. Nos serveurs peuvent également consigner des données techniques à des fins de sécurité et de fonctionnement.

La page Location intègre un outil Rentack. Lorsqu’il se charge, votre navigateur communique avec ce fournisseur et ses services techniques. La politique de Rentack décrit des témoins d’authentification, de préférences et d’analyse, ainsi que l’utilisation des recherches de villes et des interactions avec la carte pour les fonctions de recherche et de cartographie. Ces pratiques sont distinctes de celles des pages exploitées directement par BlackGrove.

Consultez les avis et les choix affichés par le service concerné. Vous pouvez gérer les témoins dans votre navigateur; leur blocage peut limiter certaines fonctionnalités. Vous pouvez aussi nous joindre directement pour une demande de location. Les fonctions pour lesquelles un consentement ou une activation est exigé sont soumises à ces exigences; la consultation de cette politique ne tient pas lieu de consentement.

Politique de confidentialité de Rentack

10. Conservation et protection

Nous conservons les renseignements pendant la période nécessaire aux fins annoncées, en tenant compte de la nature du dossier, de la relation locative, des obligations légales et des besoins justifiés liés à un différend.

Les demandes sans suite, les candidatures, les dossiers locatifs, les pièces comptables et les journaux techniques peuvent avoir des durées de conservation différentes. Vous pouvez demander des précisions sur la durée applicable à vos renseignements.

À la fin de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou, lorsque la loi le permet, anonymisés conformément à ses exigences.

Nous appliquons des mesures de protection adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment des restrictions d’accès et des moyens sécurisés de transmission. Aucun système n’offre une sécurité absolue. Tout incident est évalué et traité conformément aux exigences légales, y compris les avis aux personnes concernées et aux autorités lorsque requis.

11. Vos droits et vos demandes

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez notamment :

• demander l’accès à vos renseignements et leur rectification;
• retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications;
• demander que nous cessions de diffuser un renseignement ou que nous procédions à sa désindexation;
• obtenir, dans un format structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés recueillis auprès de vous, à l’exclusion de ceux créés ou inférés à partir de ceux-ci, ou demander leur transmission à une personne ou un organisme autorisé.

Adressez votre demande à notre responsable. Nous pouvons vérifier votre identité par un moyen proportionné à la demande. Nous répondons aux demandes d’accès ou de rectification dans les 30 jours suivant leur réception et expliquons tout refus ainsi que les recours disponibles.

Vous pouvez également nous transmettre une plainte décrivant votre préoccupation. Notre responsable examine la situation et vous communique les suites données. Vous conservez le droit de vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Commission d’accès à l’information du Québec

12. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels Vincent Courriel : service@blackgrove.ca Adresse : 9373-4630 Québec inc. (BlackGrove), 626 Victoria, Saint-Lambert, Québec J4P 2J6

13. Modifications

Nous publions les modifications à cette politique et mettons à jour la date indiquée en tête du document. Un changement important fait l’objet d’un avis adapté à sa portée.

Une modification de la politique ne remplace pas un nouveau consentement lorsque celui-ci est requis.